اجتماع عاجل لتقليل الاجتماعات

تخيّل أن ينتهي اجتماع تقليل الاجتماعات بتحديد موعد لاجتماع متابعة.

المشهد ساخر، لكن سؤاله جاد: متى يصبح تنظيم العمل عملًا إضافيًا يزاحم العمل نفسه؟

قد تبدأ يومك بجدول ممتلئ، وتغادره بمهمة مهمة لم تتحرك. حضرت، ورددت، وتابعت. كل شيء قابل للتوثيق، باستثناء ما كنت تريد إنجازه أصلًا.

المشكلة هنا ليست أن أحدًا لم يعمل. بل أن الجميع عملوا، من دون أن يكون واضحًا أيّ عمل كان يستحق الوقت.

الرقم على الطاولة

اجتماع يحضره ٨ أشخاص لمدة ٤٥ دقيقة يستهلك ٦ ساعات من وقت الفريق.

هذا حساب افتراضي لوقت الحضور، لا تقدير لتكلفة مالية، ولا دليل على أن الساعات ضاعت. ست ساعات قد تنهي خلافًا عطّل مشروعًا، أو تكشف خطأ قبل تنفيذه. وقد تُستهلك في قراءة تحديث كان الجميع يستطيع الاطلاع عليه قبل الاجتماع.

على التقويم، الحالتان مستطيل واحد. في النتيجة، الفرق كبير.

وفي تقرير Microsoft المنشور في يونيو 2025، وصف ٤٨٪ من الموظفين المشاركين في استطلاعها العالمي عملهم بأنه فوضوي ومتجزّئ. هذه نتيجة ضمن عيّنة التقرير، وليست نسبة خاصة بالسعودية.¹

المفارقة: الحل يشبه المشكلة

لنفترض أن فريقًا يتأخر في اتخاذ القرارات، فيضيف اجتماع متابعة أسبوعيًا. قد يساعده ذلك فعلًا. لكن إن لم يحدد الاجتماع من يملك القرار، وما المعلومات الناقصة، ومتى يجب أن يُحسم، فقد يصبح مجرد موعد ثابت لمراجعة التأخير.

ثم يحتاج موعد المتابعة إلى عرض. والعرض إلى تحديثات. والتحديثات إلى رسائل تذكير.

لم يعد الفريق يتابع المشروع فقط. أصبح يتابع متابعة المشروع.

هذا مثال تفسيري، لا وصف لشركة محددة. وما يهم فيه ليس عدد الاجتماعات، بل الشيء الذي يُفترض أن يتغيّر بسببها.

اجتماع القرار يحتاج بدائل وصاحب قرار. واجتماع العمل يحتاج شيئًا يُنجز أثناءه. أما اجتماع نقل المعلومات، فيحتاج أولًا أن يبرر لماذا لا يكفي نقلها بطريقة أخرى.

وليست كل فائدة رقمًا فوريًا. قد يستحق اللقاء وقته لأنه أزال سوء فهم أو بنى ثقة يحتاجها الفريق. المهم أن تكون هذه غايته المقصودة، لا تفسيرًا نبحث عنه بعد انتهائه.

على الهامش

رصد التقرير نفسه ارتفاع نشاط عرض ملفات PowerPoint وتعديلها بنسبة ١٢٢٪ في الدقائق العشر السابقة للاجتماع. البيانات مجمّعة من Microsoft 365 وتنتهي في 15 فبراير 2025، وتستبعد حسابات التعليم والاتحاد الأوروبي.¹

يبدو أن بعض الشرائح تؤمن بأن أفضل وقت للاستعداد هو آخر وقت متاح له.

هذه الملاحظة لا تثبت أن أصحاب العروض غير مستعدين، ولا أن اجتماعاتهم غير مفيدة. لكنها تمنحنا صورة طريفة لعمل التحضير الذي يختبئ خلف الموعد الظاهر في التقويم.

قبل أن يعود المستطيل الأسبوع القادم

قد لا يكون التغيير المطلوب إلغاء الاجتماع، بل تغيير ما يدخل إليه وما يخرج منه: معلومة تُقرأ قبله، بديلان واضحان، شخص يملك الحسم، ونتيجة يمكن وصفها بعده.

وإن كانت النتيجة المنتظرة مجرد «أن نكون جميعًا على اطلاع»، فربما تستحق طريقة الإطلاع نفسها نظرة ثانية.

الجدول الفارغ ليس إنجازًا أيضًا. لا نبحث عن أقل عدد من الاجتماعات، بل عن عمل واضح يستحق الوقت الذي يأخذه.

المشكلة ليست أن نجتمع. المشكلة أن يصبح الاجتماع هو الإنجاز.

— خارج جدول الأعمال

الحواشي

1. Microsoft WorkLab — Breaking down the infinite workday، 17 يونيو 2025. فُحصت ملاحظات المنهج في 16 سبتمبر 2026. https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/breaking-down-infinite-workday ↩ ↩²