الحل أصبح هو المشكلة.

معظم الإجراءات الغريبة في الشركات لم تبدأ غريبة.

في يوم ما حدثت مشكلة.

تأخر مشروع. خرج قرار خاطئ. أو اشترى أحدهم شيئًا لم يكن يجب شراؤه.

فقال شخص منطقي جدًا: نحتاج خطوة إضافية للتأكد أن هذا لن يحدث مرة أخرى.

ممتاز.

أضفنا Approval.

ثم نموذجًا.

ثم Review.

ثم لجنة.

ثم الشخص الذي يراجع اللجنة.

وبعد سنوات، يأتي موظف جديد ويسأل السؤال المحظور: لماذا نفعل كل هذا؟

فيكون الرد الأشهر: هذه هي الـProcess.

الـProcess ليست المشكلة في ذاتها. بدون عمليات واضحة تصبح المؤسسات معتمدة على الذاكرة والاجتهاد الشخصي والفوضى.

لكن الإجراءات لها خاصية غريبة: من السهل جدًا إضافتها، ومن الصعب جدًا حذفها.

كل خطوة لها قصة تبرر وجودها، ولا توجد عادةً لحظة رسمية نسأل فيها إن كانت القصة ما زالت موجودة.

أشارت أبحاث McKinsey حول بساطة المؤسسات إلى أن التعقيد التنظيمي والأنشطة المكررة والعمليات غير الواضحة وبطء الموافقات والاجتماعات منخفضة القيمة كلها مصادر احتكاك حقيقية داخل الشركات.

كل خطوة تبدو صغيرة عندما تنظر إليها وحدها.

خمس دقائق هنا. موافقة هناك. CC لشخص إضافي «للاحتياط».

لكن المؤسسات لا تعيش خطوة واحدة. هي تعيش مجموع آلاف الخطوات الصغيرة.

لذلك ربما السؤال الأكثر فائدة عند تصميم أي Process ليس فقط: ماذا يمكن أن يحدث لو لم نضع هذه الخطوة؟

بل أيضًا: كيف سنعرف يومًا أننا لم نعد بحاجة إليها؟

لأن الإجراء الذي لا توجد له طريقة للخروج غالبًا لا يعود إجراءً.

يصبح أثاثًا.

الجميع يراه، ولا أحد يتذكر من وضعه هناك.