الاجتماع انتهى بنجاح. للأسف.

بدأ الاجتماع في موعده.

حضر الجميع.

كانت هناك Agenda واضحة.

عُرضت الشرائح، نوقشت البنود، وانتهينا قبل الموعد بدقيقتين.

إداريًا، يبدو أن كل شيء سار كما ينبغي.

تبقى فقط مشكلة صغيرة:

لماذا عقدنا الاجتماع أصلًا؟

هذه ليست مبالغة.

في دراسة لـAtlassian شملت 5,000 من العاملين في وظائف معرفية، قال 77% إنهم يحضرون كثيرًا اجتماعات تنتهي بقرار عقد اجتماع آخر، وقال 54% إنهم يخرجون من الاجتماعات دون وضوح كافٍ حول الخطوة التالية أو المسؤول عنها.

وهنا تظهر واحدة من أغرب عادات الشركات.

نقيس نجاح الاجتماع بالطريقة التي عُقد بها، وليس بما تغيّر بعده.

• بدأ في الوقت؟ ✓
• الجميع حضر؟ ✓
• غطينا الـAgenda؟ ✓
• أرسلنا الـMinutes؟ ✓

لكن هل اتُّخذ قرار؟ هل حُلّت مشكلة؟ هل حدث شيء كان يستحيل حدوثه دون اجتماع؟

هذا السؤال الأخير مهم، لأن كثيرًا من الاجتماعات لا تنافس الاجتماعات السيئة. هي تنافس عدم عقد اجتماع أصلًا.

Microsoft وجدت في بيانات Work Trend Index أن الموظف المتوسط ضمن تطبيقات Microsoft 365 كان يقضي 57% من وقته في التواصل عبر الاجتماعات والبريد والمحادثات، مقابل 43% في إنشاء المحتوى والعمل داخل المستندات والجداول والعروض.

ليست المشكلة أن التواصل بلا قيمة. المشكلة أن التواصل يمكن بسهولة أن يتحول من وسيلة لإنجاز العمل إلى العمل نفسه.

نبدأ اجتماعًا لنشارك معلومات، ثم اجتماعًا لفهم المعلومات، ثم اجتماعًا لاتخاذ قرار بناءً عليها، ثم نحتاج اجتماعًا آخر لمتابعة القرار.

وهكذا لا يفشل الاجتماع.

بل ينجح في التكاثر.

ربما السؤال الأفضل قبل الدعوة القادمة ليس: من يجب أن يحضر؟

بل: ما الشيء الذي يجب أن يخرج من هذه الساعة؟

وإذا لم نجد إجابة واضحة، فقد نكون قد وجدنا أول بند يمكن حذفه من جدول الأعمال.