لدينا أداة لكل شيء. أين الشيء؟

السؤال بسيط:

أين آخر نسخة؟

الإجابة أقل بساطة.

ربما في البريد.

أو Teams.

أو Slack.

أو Drive.

أو أداة إدارة المشاريع.

أو في ملف اسمه FINAL_v7_REAL_FINAL.

لدينا اليوم أدوات أكثر مما كان لدى معظم الشركات قبل سنوات قليلة.

وهذا شيء جيد غالبًا.

المشكلة أن كل أداة جديدة لا تستبدل القديمة دائمًا.

أحيانًا تنضم إليها فقط.

فتصبح لدينا أداة للمحادثة، وأداة للمشروعات، وأداة للوثائق، وأداة للمعرفة، وأداة للتقارير، ثم محادثة جانبية لأن أحدهم لا يحب الأداة الأساسية.

Asana تصف جزءًا كبيرًا من هذا العبء باعتباره Work About Work: الوقت الذي يذهب في البحث عن المعلومات والتنسيق والمتابعة بدل التنفيذ.

Microsoft تشير أيضًا إلى أن يوم العمل الحديث أصبح أكثر تجزؤًا، مع تزايد الرسائل والاجتماعات وتبديل السياق بين أنواع مختلفة من التواصل.

لهذا قد لا تكون مشكلة أدوات العمل في عددها فقط.

بل في سؤال أبسط:

أين تعيش الحقيقة؟

إذا كان موعد المشروع في أداة، والقرار في محادثة، والنسخة الأخيرة في بريد، والسبب وراء القرار في رأس شخص واحد، فلدينا Tools كثيرة ونظام معلومات ضعيف.

الشركات تحب شراء أدوات لحل مشكلات واضحة.

لكن الأداة لا تستطيع وحدها أن تقرر أين يجب أن نكتب، ومن يملك المعلومة، ومتى نحذف النسخ القديمة.

لذلك قبل شراء الأداة التالية، قد يكون السؤال الأكثر توفيرًا للوقت:

لو احتاج شخص جديد هذه المعلومة بعد ستة أشهر… أين سيجدها؟

إذا كانت الإجابة «اسأل فلان»، فربما المشكلة ليست في الـSoftware.